Sayıca az ve kendi bünyesinde yeteri kadar bilgi işlem kaynaklarına sahip olmayan firmalar, GİB’in kendilerine ücretsiz olarak sağladığı PORTAL sistemini kullanarak e-faturalarını gönderip alabilirler.
Burada dikkat edilecek bazı konular :
·         Manuel fatura kesim yapılırken işlem biraz yavaş olabilir
·         Çok sayıda fatura arka arkaya kesilip onayladığınızda gerçekten zaman alacaktır
·         Eğer UBL-TR XML’lerini kendiniz hazırlayıp yüklemek isterseniz, ayda yalnıza 500 tane XML yüklemesi yapabilirsiniz. 500 faturadan sonrakileri elle girmeniz gerekecektir.
·         Portal sistemi yalnızca son 6 aylık efatura bilgilerinizi saklar, bundan önceki efaturaları kendi bilgisayarınıza indirmeniz ve saklamanız gerekmektedir. Zamanı dolanlar otomatik olarak silinmektedir
·         Portal kullanan firmaların fatura görünümlerini kendi istedikleri gibi ayarlayamazlar, Gİb’in standart görünümünü kullanmak zorundadırlar.
Aşağıda Portal’in giriş ve diğer sayfalarıyla ilgili örnek ekran görüntülerini bulabilirsiniz.

Eğer firmaların kendi bilgi işlem alt yapısı ve kaynakları yeterli ise; E-fatura sistemini Entegrasyon yöntemi ile kullanabilirler. Bunun için, e-faturalarını gönderip alabilecek ve durumlarını takip edebilecekleri bir ara program yazmaları veya böyle bir program yazmış yazılım firmalarından bu hizmeti almaları gerekmektedir.
Entegrasyon sistemi kullanan firmalar, kullandıkları veya yazdıkları programların aşağıdaki işlemleri sorunsuz bir şekilde yaptığına emin olmalılar :

  • GIB in istemiş olduğu imzalama firma mali mühürü ile veya HSM cihazı ile gerçekleştirilmelidir.
  • Gönderilen faturalar mali mühür ile imzalanır, her gelen fatura veya zarfa sistem yanıtı dönülür
  • Gelen faturalara TİCARİ FATURA SENARYOSU bazında, mali mühür ile imzalanmış UYGULAMA YANITLARI gönderilir ve takibi yapılır
  • Tüm GİB haberleşmesi SSL üzerinden yapılmalıdır
  • Gelen faturalar, GİB’in mevcut şema ve şematron kontrolleri ile İMZA Kontrolü yapıldıktan sonra kabul edilir,
  • İmzalama, Gönderme, durum sorgulama, uygulama yanıtı gönderme, e-fatura kullanıcılarının 2 saatte bir güncellenmesi, sistem yanıtı gönderme ve gelen faturaların yönlendirilmesi (onay akışlarına tabi tutulması) ZAMANLAYICI programlar tarafından yapılır
  • Tüm E-fatura bilgileri, ERP’den yukarıda anlatılan entegrasyon şekillerinden birisi ile yapılabilir.
  • ERP’ye gönderilen faturaların durumlarını sorgulayabilmeleri veya gönderilmemiş faturaların iptali için web servis metodları sağlar
  • Yeni E-Fatura kullanıcılarının açılması ve iptali için ayrı bir ekran sağlar
  • Kullanıcıların sözleşme bilgileri ve satış koşullarının girilebileceği ve takip edilebileceği ekran sağlar
  • Gelen faturaların ERP tarafından alınabilmesi ve KABUL/RED yanıtlarının gönderilebilmesi için web servis metodları sağlar

Tab content